Jyväskylän Nuorkauppakamari

Korona-aika vauhdittaa kamarinkin digiloikkaa

by · 13 huhtikuun, 2020

Etätyö, etäkoulu, etäharrastukset. Koronaepidemia on maaliskuun puolivälistä lähtien pakottanut suomalaiset etsimään uusia toimintatapoja, kun lähikontaktit on pyritty minimoimaan. Koko yhteiskunta on tuntunut muutamassa viikossa ottavan valtaisan digiloikan, ja useimmille erilaiset verkkotyöskentelyalustat ovat tulleet väistämättä tutuksi. Myös kamaritoiminta on poikkeusolojen myötä siirtynyt enimmäkseen verkkoon, ja samalla Suomen Nuorkauppakamarien viestintäuudistus onkin ottanut ison loikan eteenpäin. Tässä blogissa käydään lyhyesti läpi:

  • Mikä viestintäuudistus?
  • Teamsin hyödyt kamaritoiminnassa
  • Teamsin pilotointi JNKK:ssa
  • Miten päästä alkuun?

Mikä viestintäuudistus?

Suomen Nuorkauppakamareissa on meneillään viestintäuudistus, jossa monille eri sivuilla ja alustoille pirstaloitunutta sisäistä viestintää keskitetään yhdelle alustalle tiedon löytämisen ja keskustelujen seuraamisen helpottamiseksi. SNKK on hankkinut kansallisesti käyttöön Office 365 -palvelun, johon jokaiselle jäsenelle on luotu etuimi.sukunimi@jci.fi -tunnus. Tällä tunnuksella pääsee käsiksi myös vielä testivaiheessa olevaan SNKK:n viestinnälliseen intranetiin (sivusto vaatii kirjautumisen), jossa on mahdollista seurata keskitetysti haluamiensa kamarien ja alueiden uutisia ja tapahtumia.

Intranetissä voit valita, minkä kamarien ja alueiden toimintaa haluat seurata.

Mutta intranetistä lisää myöhemmin, aloitetaan JNKK:n digiloikka Office 365 -palvelun ja erityisesti Teams-keskusteluryhmien saloista!  

Keskustelut ja projektinhallinta onnistuvat Teamsissa

SNKK:n Teams-keskusteluryhmien ja niiden alaisten kanavien on tarkoitus korvata lukuisat Facebook- ja WhatsApp-ryhmät sekä keskittää keskustelut ja tiedotus yhteen paikkaan. Kanavilla tosin luonnistuu muukin kuin keskustelu, sillä niiden alle on helppoa sisällyttää esimerkiksi dokumentaatiota ja projektinhallintaa. Teamsia käytetään jo kattavasti kansallisella ja alueellisella tasolla yhteydenpitoon, toiminnan suunnitteluun ja hallinnointiin sekä kokoustamiseen ja kouluttautumiseen.

Office 365 -kanavalta löytyy esimerkiksi webinaareja, keskusteluja ja ohjeita kanavan aiheeseen liittyen.

O365-pilvipalvelu mahdollistaa dokumenttien yhteiskäytön ja -muokkaamisen samaan tapaan kuin Googlen vastaavat palvelut. Lisäksi eri kanaviin on mahdollista integroida myös muita projektinhallinnan työkaluja. Kanavien alla onnistuvat myös videokokoukset, joihin voi liittää chat-keskustelun ja kokousmuistion. Kokoukset ja koulutukset on myös mahdollista tallentaa niitä käyttäjiä varten, jotka eivät livetilanteeseen pääse mukaan.

Teamsin käyttökokemuksia JNKK:ssa

JNKK:n hallitus piti viime viikolla ensimmäisen etäkokouksensa Teamsin välityksellä, ja homman todettiin toimivan sekä puhelimella että tietokoneella aivan mainiosti.

JNKK:n hallituksen etäkokous puheenjohtajana toimineen Miian näkökulmasta tietokoneen työpöytäsovelluksessa.

 Teamsin käyttöä alettiin pilotoida jo viime syksynä Crazy Academy -projektissa, jonka dokumentaatio ja projektinhallinta hoidettiin pääsääntöisesti suoraan Teamsissa. Alkuvuodesta Teamsia on käytetty aktiivisesti myös #GameOn! -aluekokoushaun yhteydessä. Kokouksen omassa ryhmässä esimerkiksi työstettiin budjettia ja hakemusta sekä pidettiin reaaliaikaisesti kirjaa kamarien puheenjohtajille suunnatun soittokierroksen etenemisestä. 

Jatkossa JNKK:n tiimin alle luodaan omat kanavansa esimerkiksi jokaiselle projektille. Tiimi eli ryhmä on Teamsissa ylätaso, jonka alla on aina “Yleinen” -kanava sekä mahdollisuus luoda lisää joko julkisia tai yksityisiä kanavia. Esimerkiksi vuoden 2020 hallitukselle ja virkailijoille on luotu oma kanava. Projektibudjetit-kanavalla puolestaan projektipäälliköt pitävät TREASin ajan tasalla projektien taloustilanteesta. Kunkin kanavan etusivulla näkyy keskustelu, jossa uusimmat viestit ovat aina sivun alimpana. Välilehdille puolestaan on mahdollista koostaa esimerkiksi dokumentit, muistiot ja muut projektihallinnan työkalut. Tarvittaessa, kuten aluekokouksen osalta, luodaan kokonaan oma ryhmä.

Näin pääset alkuun

  • Jos et ole ottanut sähköpostia käyttöön, laita viesti osoiteteseen tuki@jci.fi ja noudata saamiasi ohjeita.
  • Kunniajäsenet ja senaattorit voivat pyytää itselleen tunnuksen tekemistä LIOn kautta (tiina.savikangas@jci.fi). 
  • Kun sähköposti on käytössä, lataa Teams puhelimelle/tabletille/tietokoneelle tai kirjaudu selaimella Office 365 -ympäristöön.
  • Sinut on automaattisesti liitetty SNKK:n yleisiin ryhmiin (Jäsenryhmä – virallinen ja JCI hyöty ja hupi) ja samalla niiden alaisiin kanaviin.
  • Liity lisäksi JNKK:n tiimiin tämän linkin kautta. 
  • Tutustu Teamsin käyttöön esimerkiksi Valon tekemästä erinomaisen webinaarin avulla (englanniksi).
  • Kun olet päässyt kirjautumaan Teamsiin JCI-tunnuksilla, Jäsenryhmän Office 365 -kanavan keskustelualueelta löydät webinaaritallenteita, joilla opastetaan Teamsin käytön saloihin erityisesti kamarinäkökulmasta.

Mitä seuraavaksi?

Omia Teams-tapahtumia on tulossa – ensimmäinen jo maanantaina 20.4.. Pysykää siis kuulolla ja käykää liittymässä JNKK:n ryhmään! Kannattaa seurata myös SNKK:n kanavia, sillä nyt on tarjolla paljon koulutuksia ja vapaamuotoisempaa toimintaa verkossa.  

You may also like...